Steeds meer mensen met complexe zorgvragen krijgen niet de juiste zorg omdat ze geen passende plek vinden. Projectleider Hanna Ploeg en voorzitter van de stuurgroep Toke Piket vertellen in dit dubbelinterview hoe ze in het VGU-project ‘Van complexe zorgvragen naar passende zorg’ zoeken naar oplossingen.
In het project werken zeven zorgorganisaties samen met het Zilveren Kruis zorgkantoor aan de optimalisatie van passende zorg voor mensen met een complexe zorgvraag. De vraag naar deze zorg is groot, er zijn lange wachtlijsten en er is een disbalans tussen vraag en aanbod. Waarschijnlijk zijn mensen op meerdere plaatsen ingeschreven en is de wachtlijst vervuild. Vinden van een passende zorgplek op cliëntvriendelijke wijze wordt daardoor erg lastig.
De projectgroep zoekt naar oplossingen en werkt daartoe dit jaar twee interventies uit:
- Een digitaal dashboard dat niet alleen het totaal aan beschikbare plekken voor complexe zorgvragen binnen de VGU in beeld brengt, maar ook het aantal mensen met een complexe zorgvraag.
- Verbetervoorstellen voor de aanpak van complexe zorgvragen in de regio. Dit moet onder andere leiden tot een beter functionerende Regionale Taskforce.
Digitaal dashboard
Het dashboard zal straks zicht geven op het zorglandschap en bijdragen aan verbetering van de in-, door- en uitstroom. Daartoe geeft het dashboard in vier categorieën informatie over:
- Het aantal feitelijke plekken (inzicht in totale capaciteit in de regio)
- Het aantal open plekken (inzicht in waar beschikbare plekken zijn)
- Het aantal cliënten op de wachtlijst (inzicht in toekomstige capaciteit)
- Relevante ontwikkelingen in termen van voorgenomen/verwachte krimp of groei (inzicht in toekomstige capaciteit)
“Met het dashboard kunnen we binnen de VGU-organisaties makkelijker zien waar welke plekken beschikbaar zijn” vertelt Hanna. “Dat lijkt simpel, maar dat is het niet. Er is nu geen inzichtelijke koppeling tussen de benodigde context of setting en de indicatie en het zorgprofiel. Terwijl juist die koppeling nodig is om te kunnen beoordelen wat een passende woonplek is.
Cliëntprofielen
We hebben daarom cliëntprofielen opgesteld waarbij we die koppeling wel hebben gemaakt. Die vormen de basis van het dashboard. Hanna vertelt dat dit een beter beeld geeft van de benodigde zorg. "Dankzij de cliëntprofielen wordt een snellere en betere match mogelijk.” Juist door het samen te doen, ontwikkelen we een gemeenschappelijke taal en ontstaat er een gezamenlijke aanpak.”
Wachtlijst
Het dashboard zorgt er volgens Hanna ook voor dat er een einde komt aan vervuilde wachtlijsten. “Iedere cliënt die in het dashboard wordt ingevoerd, krijgt een unieke code. Op die manier wordt het zichtbaar als een cliënt twee keer op de wachtlijst voorkomt.”
“Een cliënt op twee wachtlijsten wordt straks zichtbaar” – Hanna Ploeg
Toke vult aan: “Nu staat een cliënt misschien wel op tien wachtlijsten, straks nog maar op één. Dat geeft cliënten een betere, snellere en passende plaatsing en voor de organisaties levert het tijd en positieve energie op. Denk aan al die overleggen over de verschillende wachtlijsten. We hebben met vijftien organisaties allemaal onze eigen individuele wachtlijst en we hebben vijftienmaal overleg met cliënten op onze wachtlijst. Doordat de wachtlijsten straks worden 'opgeschoond', wordt de instroom cliëntvriendelijker en efficiënter.”
Spanning
De transitie brengt volgens Toke ook spanning met zich mee. “We vragen medewerkers om anders te gaan werken. Bij de instroom van cliënten werkt iedere organisatie nu nog op z’n eigen manier en maakt daarbij eigen keuzes. Het is onze gezamenlijke opgave om duidelijk en consequent te zijn in wat iedere organisatie wel en niet kan bieden. Ook van medewerkers vraagt dit commitment. Gaan werken met een gezamenlijk dashboard en werkproces is niet eenvoudig."
"Het dashboard is tevens waardevol omdat je ermee kunt onderbouwen hoe groot het capaciteitsprobleem werkelijk is" vervolgd Toke. "Dat is ook op bestuurdersniveau spannend, want je gaat relevante informatie met elkaar uitwisselen die kunnen leiden tot moeilijke keuzes. Een gezamenlijke aanpak maakt ook dat je je committeert om met elkaar zorg te (blijven) leveren aan mensen met complexe zorgvragen.”
Belangen
Toke ziet de verschillende belangen bij de betrokken VGU-organisaties. “Het kan heel lastig zijn om het proces in je organisatie aan te passen ten behoeve van het grote totaal. Daarbij zijn er verschillen in de bereidheid, het tempo en de mogelijkheden om te veranderen. We zien voorzichtige benaderingen, we zien vooruitstrevende benaderingen en alles dat daartussen zit. Dat puzzelt mij in mijn rol. Want ik denk dat er een grote urgentie is op de transformatieopgave die we samen moeten doorlopen."
We moeten allemaal over de belangen van onze eigen organisatie heen kijken - Toke Piket
We zullen allemaal over ons domein heen moeten kijken, over de belangen van ieders eigen organisatie. Dat begint bij ons als bestuurders; in welke mate zijn wij in staat om dat te doen? Wij moeten voorbeelden scheppen voor onze eigen organisaties. Op al deze onderwerpen moet je de externe partijen meenemen, maar vooral ook de interne medewerkers. Daar speelt hetzelfde als op bestuurlijk niveau: geven van inzicht en tonen van mogelijkheden.”
Personele capaciteit en plaatsingsbeleid
Verder wijst Toke op spanning rondom personele capaciteit en plaatsingsbeleid. “Hoe krijgen we de zorg met elkaar gerealiseerd in deze tijd van personeelstekorten? Daarbij spelen ook organisatiebelangen. Dat puzzelt mij ook heel erg. We hebben echt een aantal open plekken in de organisaties. En dat is niet passend bij het beeld van de enorme wachtlijsten. Daar moeten keuzes gemaakt worden; welke open plekken heb je, waar zit je helemaal vol en hoe kun je zorgen dat je ruimte gaat krijgen op de goede plek, voor die intensieve zorgvraag?”
“We hebben open plekken in de organisaties. Dat is niet passend bij de enorme wachtlijsten” - Toke Piket
Toke, voorzitter van de Raad van Bestuur bij Abrona, vertelt wat dit bij Abrona betekent. “Mensen met een lichte zorgvraag gaan meer zelfstandig wonen, in een andersoortige setting. Zo kun je mensen met een intensieve zorgvraag meer in die beschermde setting opvangen. Dit gaat iedere zorgorganisatie, maar ook welzijnsorganisaties en de maatschappij, raken. Dat is een verandering in denkwijzen en benadering, en een grote maatschappelijke opgave.”
Pilot
Een belangrijke stap in het proces is een pilot met het dashboard. “Daarin is ruimte voor experiment en doorontwikkeling” vertelt Hanna. “We doen dit samen met een verschillende medewerkers van zes VGU-organisaties. Door die samenwerking ontstaat draagvlak. Als iedereen zijn rol en verantwoordelijkheid neemt, is de pilot naar inschatting halverwege 2024 afgerond."
“Na de pilot, halverwege 2024, kunnen de VGU-organisaties het dashboard implementeren” – Hanna Ploeg
Na de pilotfase is het de bedoeling dat alle VGU-organisaties het dashboard gaan implementeren. Daarna kan het dashboard zelfs nog breder worden uitgerold naar andere regio’s en andere sectoren, zoals de GGZ.
Regionale Taskforce
De tweede interventie waar de projectgroep aan werkt, is het verbeteren van de aanpak van complexe zorgvragen waarin de Regionale Taskforce een belangrijke rol speelt. Met deze interventie wil de projectgroep sneller tot betere oplossingen komen voor cliënten met een complexe zorgvraag die nu moeilijk geplaatst kunnen worden. “We willen op alle lagen mogelijke verbeteringen in kaart brengen en er acties op zetten” licht Hanna toe. De projectgroep onderzoekt daarbij welke acties in de eigen organisatie kunnen worden uitgewerkt en welke acties er in samenhang met het Zilveren Kruis zorgkantoor moeten worden opgepakt.
Intern
Intern analyseren we als projectteam het verbeterpotentieel van de deelnemende VGU-zorgorganisaties” geeft Hanna aan. “Van iedere organisatie brengen we de interne structuur en hulplijnen in kaart. Dat inzicht geeft gelegenheid tot verbetering. Bovendien weten organisaties zo beter hoe anderen te werk gaan. Dat levert waardevolle ontdekkingen op. Soms nemen organisaties dingen van elkaar over."
Extern
Extern wil de projectgroep de samenwerking met de Regionale Taskforce, waar het zorgkantoor de regie heeft, verbeteren. "Die regionale Taskforce komt in zicht als organisaties geen oplossing kunnen vinden voor een cliënt die vastloopt", vertelt Hanna. "We werken als projectgroep samen met de interventiemanagers van het Zilveren Kruis aan de verbetering van deze Taskforce, zodat die efficiënter en slagvaardiger wordt. We streven ernaar om in januari volgens de nieuwe aanpak te gaan werken.”
Bespiegeling
Volgens Toke is het bij beide interventies een proces van met elkaar zoeken, leren en ontwikkelen. “Het belangrijkste is dat we met elkaar de stap vooruit willen zetten. Er is veel inhoudelijke kennis waarmee we samen een aantal dingen goed kunnen uitwerken. Het ingewikkelde is dat nog niemand de precieze uitkomst kent en het is extra spannend om die zoektocht samen af te leggen. Het begin is er, doordat we consensus hebben over het feit ‘dat’ we iets willen.”
Subproject
Naast de twee interventies loopt er vanuit de projectgroep Complexe zorg een subproject. Hierin werken we als VGU samen met de geestelijke gezondheidszorg in de regio Gooi Eemland.
“Hopelijk kunnen we in onze regio leren van dit subproject en ook onze ggz verbinden met complexe casuïstiek” – Hanna Ploeg
Onder de noemer ‘Samenwerken aan perspectief. Het beste van twee werelden: de VG-sector en de GGZ’ ontwikkelen Sherpa, Amerpoort en GGz Centraal een gezamenlijk (behandel)aanbod voor cliënten met psychiatrische problematiek en een licht verstandelijke beperking. Hanna hoopt dat de regio Utrecht van dit subproject leert. "Hopelijk kunnen we de ggz hier ook verbinden met complexe casuïstiek."
Over Hanna
Hanna Ploeg is organisatieantropoloog en werkt voor de publieke sector. “Ik wil zorgdragen voor de condities voor goed bestuur dat adaptief en wendbaar acteert bij verandering met het oog op het welbevinden van mensen en organisaties.” Daarbij boeit het thema ‘Complexe casuïstiek Hanna. “In mijn eigen omgeving ken ik mensen met een complexe zorgvraag. En in andere opdrachten heb ik er ook mee te maken. Zo ben ik in mijn rol als toezichthouder bij twee organisaties in de VG en het sociale domein bekend met complexe zorgvragen."
Van Hanna’s hand zijn verschillende publicaties verschenen, waaronder ‘Veranderkunde en de zorgsector’ (2009) en ‘Veranderkunde in het sociale domein’ (2016).
Over Toke
Toke is voorzitter van de Raad van Bestuur van Abrona en voorzitter van de stuurgroep van het VGU-project ‘Van complexe zorgvragen naar passende zorg’. Uit hoofde van deze functie is Toke lid van het bestuurlijk overleg van de VGU. Ze heeft brede ervaring in de welzijns- en zorgsector en is tevens toezichthouder bij werkgeversorganisaties zorg en welzijn.
Het projectteam ‘Van complexe zorgvragen naar passende zorg bestaat uit zeven VGU-organisaties:
- De Tussenvoorziening
- Leger des Heils Midden Nederland
- Abrona
- Sherpa
- Fivoor
- Lievegoed
- Reinaerde